Tekst: Marianne Fuglsang Welling Farsinsen, ITS. Foto: AAU

Bred involvering som afsæt for beslutninger og indsatser

Masterplanen koordineres af ITS, hvor digitaliseringspartnerne Bo Hvass Pedersen og Søren Graakjær Smed står for implementering og porteføljeledelse sammen med Fælles Service-enhederne. Det er forventningen, at udmøntningen af masterplanen løber minimum de næste fire år frem, og derfor er der i processen gjort meget ud af at indtænke og afdække de behov, organisationen har for digital understøttelse af administrative opgaver og områder. Søren Graakjær Smed fortæller:

- Første skridt i arbejdet med masterplanen har været at se på fundamentet – altså det nuværende billede af processer og den digitale understøttelse – og dernæst klarlægge de strategiske sigtepunkter. Herefter var vi for alvor klar til at involvere de administrative områder, for at blive klogere på, hvilke udfordringer de oplever med digitalisering, hvor de ønsker at blive hjulpet med digital understøttelse og deres blik på, hvor og hvordan digitalisering kan skabe værdi hos dem, fortæller Søren Graakjær Smed.

 

Hele denne afdækning er sket gennem kvalitative interviews med alle Fælles Service- enheder på ledelsesniveau samt sekretariatsledelse på fakulteter og institutter. Efterfølgende er der ud fra de mange input fra disse interviews identificeret en række indsatsområder, som nu står over for prioritering og igangsættelse i en dedikeret portefølje for det administrative område på AAU.

 

Prioritering af indsatser

Indsatserne kræver mange ressourcer, og der er derfor behov for nøje planlægning af rækkefølgen i forhold til den værdi, der skabes, samt muligheden for at indsatserne kan bygge ovenpå hinanden.

- Vi har netop nu en prioriteret liste klar, som viser de kommende års indsatser samt hvornår, de forløber. Det bliver rigtig spændende også at sætte gang i udmøntningsarbejdet og se, hvordan det store forarbejde forhåbentlig kommer til at bære frugt, når indsatserne møder virkeligheden, slutter Søren Graakjær Smed.

 

Vil du gerne vide mere eller har spørgsmål til masterplan og indsatser i forhold til digital understøttelse af det administrative område på AAU, er du velkommen til at kontakte digitaliseringspartnere for det administrative område Søren Graakjær Smed eller Bo Hvass Pedersen.

Hvorfor en digital masterplan på det administrative område?

AAU arbejder strategisk og fokuseret med digitalisering

• Aalborg Universitet arbejder strategisk og fokuseret med digitalisering af det administrative område ud fra de målsætninger og ambitioner, som er formuleret i Viden for verden. Den administrative digitalisering skal bedst muligt understøtte universitetets behov og bidrage til effektivisering og øget sammenhæng i opgaveløsningen.
• AAU har siden etableringen af digitaliseringsstrategien i 2018 opnået betydelige resultater med den administrative digitalisering og blandt andet etableret digitale eksamensbeviser, intelligent automatisering, Nyt ERP System, Nyt CMS-system mv. AAU har desuden igangsat implementering af nye Cloudbaserede forretningssystemer, implementering af Workzone samt udvikling af Nyt SIS til at tage over for det nuværende STADS mv.
• For at få mest mulig værdi af systemer og data har AAU også igangsat arbejde for at forbedre det digitale fundament og gøre det mere sammenhængende. AAU har i den sammenhæng vurderet systemer, legacy og datakvalitet og arbejdet med organisatoriske roller, principper, modenhed samt styrings- og projektmodeller.
   

En digital masterplan på det administrative område

• AAU ønsker at fortsætte det ambitiøse arbejde med at digitalisere det administrative område og sikre et robust digitalt fundament. Der er behov for at etablere en samlet portefølje for de kommende år, som bygger videre på de strategiske indsatser om sammenhængende digitalisering og konsolidering af porteføljen af digitale løsninger.
• Masterplanen har fokus på det administrative område, forstået som forsknings- og uddannelsesadministration samt tværgående støtteaktiviteter. Masterplanen fokuserer ikke på forsknings-IT og uddannelses-IT.